Dalam urusan pekerjaan kantor, terkadang ada hal-hal yang harus dibicarakan dan didiskusikan. Baik itu dengan rekan atau staf sekantor, maupun dengan para mitra dan stakeholder.

Rapat dan diskusi ini bisa dilakukan di kantor, namun adakalnya perlu terobosan dan suasana baru. Terlebih lagi jika kantor Anda tidak memiliki meeting room yang memadai.

Maka menyewa meeting room atau ruang pertemuan bisa menjadi solusi yang baik.

Tips Menyewa Meeting Room yang Baik

Dalam memilih ruang pertemuan, ada beberapa hal dan fasilitas yang perlu ada dan Anda perhatikan agar jalannya pertemuan dapat berlangsung dengan lancar, udah, baik, aman dan nyaman.

1. Lokasi yang Strategis

Pilihlah meeting room yang memiliki lokasi strategis, mudah diakses dan dituju oleh semua peserta meeting. Hal ini agar semua komponen atau peserta yang akan ikut tidak mengalami kesulitan dalam mencari tempat pertemuan tersebut.

2. Terdapat Meja & Kursi

Namanya meeting tentu saja akan berlangsung tidak sebentar. Maka dari itu dibutuhkan kursi untuk tempat duduk dan meja agar semua peserta dapat santai dan mengikuti meeting dengan baik.

3. Adanya Proyektor

Agar Anda dapat menyampaikan materi diskusi dengan baik dan mudah dipahami, maka keberadaan proyektor atau LCD akan sangat membantu. Dengan demikian seluruh peserta meeting akan dapat memperhatikan dengan mudah.

4. Listrik yang Memadai

Salah satu komponen penting yang harus ada di meeting room adalah listrik. Pasalnya, berbagai alat elektronik akan membutuhkan adanya listrik seperti laptop, LCD, charger dan lainnya.

5. Ruang AC yang Nyaman

Agar acara meeting dapat berjalan dengan lancar dan nyaman, serta seluruh peserta menjadi betah, maka ruangan yang sejuk ber-AC akan sangat berguna dalam hal ini.

6. Perlengkapan Menulis

Pastikan ruangan meeting yang Anda sewa juga menyediakan berbagai alat tulis seperti pulpen dan buku atau kertas kosong.

7. Papan Tulis

Meskipun zaman sudah serba canggih, keberadaan papan tulis di dalam ruang pertemuan terkadang juga dibutuhkan. Terutama ketika anda akan menjelaskan detail yang susah dijelaskan menggunakan proyektor.

8. Koneksi Internet yang Stabil

Adakalanya tidak semua peserta bisa datang atau hadir secara lansgung di meeting room. Bisa jadi ada kendala atau halangan. Dalam hal ini Anda akan membutuhkan jaringan internet yang kencang dan stabil sehingga acara meeting bisa dilakukan secara online, video call atau video conference.